PHẦN MỀM QUẢN LÝ
QUÁN CAFE- ORDER CAFE

Ngày nay mọi hoạt động liên quan đến quản lý quán cafe hay các công việc thường ngày của một quán cafe như tính tiền, order món nước đều đã được thay thế bởi phần mềm quản lý quán cafe. Hầu hết các quán cafe dù lớn hay nhỏ đều sở hữu riêng cho mình một ứng dụng quản lý quán cafe đa năng nhất. Lý do cho sự sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê phổ biến đến như vậy là do các lợi ích và những chức năng của nó mang lại cho cửa hàng. Hãy cùng tìm hiểu những giá trị của phần mềm quản lý quán cafe ở ngay đây nhé

Bạn đang bắt đầu có ý tưởng kinh doanh quán cafe? Hay bạn đang là chủ của một cửa hàng cafe? Bạn đã tìm hiểu nhiều phương pháp kinh doanh, khám phá nhiều cách làm việc của các quán cafe thành công khác và đã thử nhiều cách quản lý quán nhưng vẫn không hiệu quả. Vậy bạn có thử sử dụng phần mềm quản lý quán cafe chưa? Nếu câu trả lời là chưa thì bài viết này chính là dành cho bạn. 

Ngày nay mọi hoạt động liên quan đến quản lý quán cafe hay các công việc thường ngày của một quán cafe như tính tiền, order món nước đều đã được thay thế bởi phần mềm quản lý bán cafe. Phần mềm này ngày càng được sử dụng đông đảo bởi các cửa hàng quán, hầu hết các quán cafe dù lớn hay nhỏ đều sở hữu riêng cho mình một ứng dụng quản lý quán cafe đa năng nhất và tiện lợi nhất. Vì sao lại cần sử dụng phần mềm quản lý quán cafe đến vậy? Nó có những chức năng hay ho gì? Mua phần mềm ở đâu? Hãy theo dõi bài viết nhé. 

Các chức năng của phần mềm quản lý quán cafe

Các phần mềm quản lý quán cafe cần có đầy đủ chức năng

Chức năng bán cafe, phục vụ khách hàng

Bằng việc sử dụng phần mềm dành cho quán cafe, nhân viên hoàn toàn có thể tự thao tác bán hàng, bán cafe chỉ bằng những cái chạm trên màn hình. Nhân viên dễ dàng ghi nhận đơn hàng từ khách hàng trực tiếp. Ngoài ra phần mềm còn cho phép nhân viên có thể điều chỉnh, thêm bớt món nước, điều chỉnh giá theo từng thời điểm. Phần mềm còn hỗ trợ áp dụng các hình thức khuyến mãi hiện có lên đơn hàng, hỗ trợ in bill, tính phí VAT, hoặc có thể in phiếu tạm tính. Bên cạnh đó phần mềm quản lý quán cafe còn giúp gộp bàn, tách bàn, tìm kiếm tên khách hàng thân thiết đã lưu trên hệ thống,…

Chức năng quản lý Menu, giá trên thực đơn

Phần mềm order cafe rất tiện lợi khi có thể tùy chỉnh chương trình giảm giá, khuyến mại của quán, thiết lập giá khác nhau cho từng đối tượng khách hàng (đối với khách mới, khách thân thiết, khách vip, với nhân viên của quán,…). Dễ dàng thêm, sửa, xóa, điều chỉnh thông tin thực đơn khi cần. Tuỳ theo phương thức hoạt động của mỗi quán cafe, mà phần mềm quản lý coffee shop còn hỗ trợ quy định giá theo từng khu, theo thời gian trong ngày, theo những ngày đặc biệt (như giá cuối tuần, giá trong ngày sinh nhật, giá happy day, giá happy hour,…) 

Chức năng quản lý nhân viên, quản lý kinh doanh cafe

Để thực hiện các chức năng của quản lý, thì người này phải truy cập với quyền của quản lý, sử dụng tài khoản riêng, thẻ từ hoặc mã số phân quyền,… Với phần mềm quản lý quán cafe, người quản lý có thể thoải mái thực hiện nhiều thao tác các hoạt động kinh doanh của quán như điều chỉnh giá, set up giá khuyến mãi, gọi lại món đã đặt, cho phép in lại phiếu tính tiền đã xuất, huỷ phiếu tính tiền. Ngoài ra phần mềm còn giúp dễ dàng lưu lại các thông tin khách hàng, xem lại hoạt động của các khách hàng thân thiết, quản lý các giao dịch, lợi nhuận mà quán thu được hằng ngày, hằng tháng,… 

Chức năng báo cáo và quản lý doanh thu

Quản lý của cửa hàng cafe sẽ tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn khi phần mềm quản lý quán cafe có thể thực hiện các thống kê, lập báo cáo theo thời gian quy định (ngày, tuần, tháng, quý, năm,…), thống kê các hình thức thanh toán mà khách hàng đã sử dụng. Báo cáo số liệu, tình hình của các món nước, báo cáo khả năng bán hàng của từng nhân viên, báo cáo tỷ lệ sử dụng khuyến mãi, xem lại các hoá đơn đã in và huỷ. Ngoài ra còn có thể giúp con người thống kê chi phí, tiền mua nguyên liệu thiết bị, tiền lương nhân viên. Hơn thế nữa phần mềm còn thống kê chi tiết số lượng  hàng tồn kho, hàng trả về, nguyên vật liệu được quán sử dụng. Hiển thị các mặt hàng cần nhập, cho thấy những hàng hoá ngừng sản xuất, ngừng sản xuất, hay chuẩn bị nhập khẩu. Các file báo cáo sẽ được hoàn thiện tự động và in số liệu ra file Excel. 

Quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý quán cafe luôn trừ kho, trừ nguyên liệu khi có phát sinh bán hàng. Nhờ tính năng so sánh số lượng tồn kho trên máy và số lượng hàng hoá nhập để bán theo thực tế, từ đó giúp cửa hàng quản lý hàng tồn kho, điều chỉnh hàng tồn. Phần mềm còn cho phép quán thiết lập giới hạn hàng tồn kho theo ý muốn, bật cảnh báo khi vượt giới hạn tồn kho, xem chi tiết hàng nhập khẩu – xuất khẩu, hàng hư hỏng, quản lý chi phí vốn,… quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Quản lý cửa hàng cafe nhượng quyền, theo chuỗi

Phần mềm giúp người dùng dễ dàng theo dõi, phân tích, quản lý các doanh thu của từng chuỗi cửa hàng, quản lý hàng hoá xuất – nhập – tồn kho. Thông tin khách hàng, giá cả của từng món, số lượng món được quản lý hoặc xem xét điều chỉnh nhanh chóng, tiện lợi. 

Vì sao các cửa hàng cafe cần sử dụng phần mềm quản lý quán cafe?

Phần mềm quản lý quán cafe không chỉ mang lại lợi ích cho đơn vị kinh doanh quán cafe mà còn cho nhân viên, cho khách hàng của quán.

Phần mềm quản lý quán cà phê hỗ trợ nhiều, vì vậy cửa hàng nên sử dụng nó trong kinh doanh.

Đối với chủ quán cafe, quản lý quán cafe

• Nhận được báo cáo, xem được thống kê doanh thu quán một cách khoa học và nhanh chóng. Có thể theo dõi thống kê lợi nhuận một cách chủ động, xem bất cứ nơi đâu, không cần nhờ đến kế toán, hay một phần mềm thứ 2 nào khác. 
• Đồng thời giúp giảm chi phí tuyển nhiều nhân công, tiết kiệm được nhiều thời gian khi không phải tự động thực hiện các thao tác quản lý quán như truyền thống. 
• Sự tiện lợi của phần mềm, giúp khả năng bán hàng, bán cafe tốt hơn, và giúp đẩy mạnh doanh thu của quán
• Với khả năng thống kê, báo cáo thông minh của phần mềm, chủ quán có thể kiểm soát dễ dàng và hạn chế sự gian lận trong khâu bán hàng của nhân viên.
• Chức năng quản lý kho hàng sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời, cân bằng số lượng hàng hoá, thực hiện kế hoạch chiến lược kinh doanh kế tiếp hiệu quả.
• Thể hiện được tính chuyên nghiệp trong việc kinh doanh quán cafe, quan tâm đến hiệu quả làm việc của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng.

Đối với nhân viên quán cafe

• Nhân viên dễ dàng và nhanh chóng thực hiện các khâu order. Việc đặt món trở nên tiện lợi và có tính chính xác cao.
• Nhân viên không phải tính lại bill, kiểm kê số lượng món, vì phần mềm đã tự động tính tổng tiền, tổng số lượng khi có bất cứ thao tác thêm món nào. Ngoài ra còn tự động tính thêm phí VAT hay giảm giá do đang có chương trình khuyến mãi nào. Vì vậy khả năng sai sót trong bill, nhận thiếu tiền, order thiếu món là việc rất khó xảy ra.

Đối với khách hàng

• Việc đặt món và xác nhận đơn hàng của khách hàng trở nên nhanh hơn, tiết kiệm thời gian cho khách hàng
• Khách hàng sẽ nhận hoá đơn ngay lập tức, hoá đơn được hiển thị rõ ràng, đầy đủ chi tiết
• Khách hàng cảm thấy thoải mái, hài lòng khi được phục vụ một cách chuyên nghiệp

Sự khác nhau giữa phần mềm quản lý quán cafe miễn phí và trả phí?

Sử dụng phần mềm miễn phí hay trả phí?

Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí 

Mặc dù không phải trả phí, nhưng phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí vẫn đáp ứng được mục đích sử dụng cơ bản của phần lớn quán cafe như hỗ trợ order, tính tiền, in bill,… 

Tuy nhiên đối với những quán cafe có quy mô lớn, thương hiệu nổi tiếng, làm việc chuyên nghiệp thì phần mềm quản lý quán cafe miễn phí không phải là sự lựa chọn tốt nhất cho họ. 

Vì sao? Vì phần mềm miễn phí thường dễ phát sinh lỗi, bảo mật kém, có thể dẫn đến mất hết dữ liệu, hoặc lộ các thông tin quan trọng (thông tin khách hàng, thông tin doanh thu) ra ngoài. Vì là phần mềm miễn phí nên nó ít khi được cập nhật thường xuyên, và chính điều này khiến cho phần mềm không hoạt động ổn định. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quán cafe miễn phí sẽ hạn chế rất nhiều chức năng hữu ích, những chức năng có thể giúp quán cafe phát triển doanh thu. Và tất nhiên phần mềm miễn phí chỉ chạy được trên máy tính, không hỗ trợ hoạt động trên các thiết bị cầm tay, và không thể quản lý trực tuyến. 

Phần mềm quản lý quán cafe trả phí

Người dùng có thể mua hẳn một phần mềm quản lý quán cafe có sẵn hoặc yêu cầu các dịch vụ thiết kế phần mềm thiết kế riêng cho quán một phần mềm quản lý độc quyền, phù hợp với nhu cầu hoạt động phát triển của quán. 

Khi sử dụng phần mềm trả phí, tất nhiên phần mềm sẽ được cập nhật liên tục, khả năng bảo mật cao, và cung cấp rất nhiều chức năng quan trọng của một cửa hàng cafe chuyên nghiệp. Ngoài ra khi có bất cứ nhu cầu, hay thắc mắc, yêu cầu sửa chữa liên quan đến phần mềm, người dùng sẽ được hỗ trợ, bảo hành miễn phí và tận tình. Khắc phục nhược điểm của phần mềm miễn phí, thì phần mềm trả phí sẽ cho phép thực hiện quản lý quán cafe trên bất cứ thiết bị nào, và còn cho phép gọi món bằng công nghệ real-time giúp việc kinh doanh quán, phục vụ khách hàng diễn ra thuận lợi, hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý quán cafe của Mona Media

Trên thị trường ngày nay có rất nhiều phần mềm quản lý kinh doanh cafe được quảng cáo, chào bán rầm rộ, và còn có rất nhiều công ty về lập trình cung cấp các phần mềm này. Mặc dù vậy, nhưng việc tìm được một địa chỉ uy tín và chuyên nghiệp không phải là dễ dàng. Tuy nhiên, công ty Monamedia được đánh giá là một trong những dịch vụ tốt nhất có thể giúp cửa hàng cafe của bạn chọn được một phần mềm quản lý quán cafe cực kỳ hiệu quả, đa năng và chuyên nghiệp. 

Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý quán cafe của Mona Media

Mona Media là công ty chuyên thiết kế phần mềm với hơn 9 năm kinh nghiệm làm việc và tiếp xúc với nhiều dự án lớn nhỏ, Mona Media đã hoàn toàn trở nên mạnh mẽ trên thị trường khi sở hữu một lực lượng lập trình viên dày dặn kinh nghiệm và sự sáng tạo, điều này đã giúp cho những sản phẩm phần mềm của Mona Media đạt được chất lượng tuyệt đối, thể hiện tính chuyên nghiệp trong từng dự án. 

Bằng những thành tựu, cũng như kinh nghiệm có được, Mona Media tự tin rằng phần mềm quản lý của chúng tôi sẽ làm hài lòng khách hàng hoàn toàn. Với sự tư vấn nhiệt tình 24/24 của các nhân viên, nhu cầu về phần mềm của bạn sẽ được hiểu và giải quyết một cách hiệu quả nhất, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của quán cafe bạn. 

Những chức năng nổi bật của phần mềm quản lý cafe của Mona Media

• Định lượng nguyên liệu pha chế cafe 
• Liên kết các nhân viên, tiết kiệm thời gian giao tiếp
• Quản lý kho hàng, hàng tồn kho, lên kế hoạch mua hàng, nhập hàng
• Tự động tính tiền đơn hàng order của khách
• Báo cáo, thống kê tình hình kinh doanh, doanh thu của quán
• Quản lý quán cafe từ xa mọi lúc, mọi nơi
• Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng dễ dàng
• Thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc kinh doanh quán cafe

Hy vọng bài viết này đã giải đáp được phần nào thắc mắc của các bạn về phần mềm quản lý cafe. Nếu bạn đang có dự định mở một cửa hàng cafe, phần mềm quản lý chính là công cụ hỗ trợ phát triển khả năng kinh doanh quán của bạn tốt nhất, vì vậy hãy liên hệ với một công ty cung cấp phần mềm uy tín nhất để sở hữu ngay một phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp nhất.