PHẦN MỀM QUẢN LÝ
TRƯỜNG HỌC

Phần mềm quản lý trường học – giáo dục hay các phần mềm LMS hỗ trợ công việc quản lý, điều hành trung tâm, cơ sở giáo dục, nâng cao chất lượng giảng dạy, đào tạo của đơn vị giáo dục. Việc sử dụng phần mềm trong giáo dục ngày càng phổ biến, tuy nhiên ở Việt Nam thì chưa nhiều đơn vị sử dụng các ứng dụng này, có thể là do chưa hiểu rõ về các tính năng cũng như những lợi ích mà phần mềm quản lý giáo dục có thể mang lại.

Phần mềm quản lý trường học – LMS là phần mềm như thế nào?

LMS – Learning Management System là tên gọi chung cho những phần mềm được thiết kế với mục đích hỗ trợ việc quản lý hoạt động giáo dục đào tạo tại trường học và các cơ sở giáo dục khác. Hầu hết các phần mềm LMS hiện nay đều vận hành trên nền tảng online. Có nghĩa là người dùng có thể truy cập vào dữ liệu thông qua internet mà không cần phải tải xuống hay cài đặt phần mềm trực tiếp vào thiết bị. Hệ thống và cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên server và mỗi người dùng được cấp quyền user để truy cập vào truy xuất dữ liệu, thao tác với phần mềm một cách có kiểm soát.

Phần mềm quản lý giáo dục ngày càng phổ biến

Tính năng của phần mềm quản lý giáo dục có thể cực kỳ đa dạng, phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng phần mềm LMS đó. Bạn sẽ tìm được những phần mềm có các chức năng và ưu điểm riêng biệt trên thị trường. Tuy nhiên, để đảm bảo đáp ứng được mọi nhu cầu sử dụng, sở hữu giao diện và thiết kế đặc trưng thì lựa chọn thiết kế phần mềm theo yêu cầu sẽ giúp bạn hài lòng hơn, đơn giản vì mỗi tính năng của phần mềm đều sẽ được lập trình theo yêu cầu của bạn chứ không phải đại trà.

Giao diện quản lý và giao diện người dùng trên phần mềm LMS

Giao diện quản lý

Các tài khoản quản lý trên phần mềm quản lý giáo dục thuộc sở hữu của trường học, trung tâm và cơ sở giáo dục. Khi đăng nhập thông qua các tài khoản này thì người dùng được chuyển sang giao diện quản lý, tùy thuộc vào phân quyền mà giao diện quản lý của mỗi user sẽ khác nhau chút ít. 

Ở giao diện này, bạn sẽ được cung cấp các công cụ và tính năng hỗ trợ việc quản lý bao gồm thêm, chỉnh sửa, xóa tài liệu; kiểm soát và cấp phép cho các tài khoản người dùng; tạo lớp, mở khóa học trực tuyến; kiểm soát một số thao tác của người dùng trên phần mềm; trích xuất dữ liệu liên quan đến hoạt động của phần mềm;…

Các tài khoản người quản lý cũng đảm nhiệm việc cấp phép, phân quyền cho những tài khoản của giáo viên, giảng viên. Như vậy, họ sẽ có thể truy cập vào một số tài liệu, dữ liệu cũng như đăng tải các thông tin quan trọng về khóa học mà họ quản lý.

Giao diện người dùng

Luôn có giao diện phù hợp cho từng người dùng khác nhau

Giao diện người dùng là giao diện mà các bạn học sinh, sinh viên, học viên sẽ tiếp cận khi họ truy cập vào phần mềm thông qua thiết bị kết nối mạng. Học viên chỉ có thể truy cập vào phần mềm với tài khoản được trường học, cơ sở giáo dục cung cấp hoặc thông qua quá trình đăng ký.

Với những tài khoản khác nhau, cấu trúc của giao diện không hề khác biệt nhưng nội dung hiển thị lại được điều chỉnh tương ứng, dựa theo thông tin, dữ liệu đang được lưu trữ về học viên đó. Tuy nhiên phần mềm quản lý trường học do Monamedia thiết kế vẫn đảm bảo một trải nghiệm UI/UX chuẩn nhất cho mọi user cho dù họ được phân quyền như thế nào, mục đích là hướng đến làm hài lòng mọi người dùng.

Những lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý trường học, giáo dục

Gia tăng hiệu quả công việc

Trước đây, khi không sử dụng phần mềm quản lý giáo dục, nếu cần cập nhật thông tin mới, phía nhà trường sẽ phải gửi thông tin đến người học thông qua nhiều hình thức như tin nhắn SMS, email, dán thông báo giấy lên bảng tin,… Các phương pháp này gây nên nhiều bất cập như không đồng bộ, không đảm bảo thông tin đến được với học viên và tốn nhiều thời gian thực hiện.

Trong khi đó, bằng việc sử dụng phần mềm LMS, các thông tin có thể được cập nhật nhanh chóng, hiệu quả và đồng bộ thông qua một nguồn duy nhất. Học viên cập nhật thông tin dễ dàng hơn thông qua website, app hay phần mềm và những người quản lý có thể giảm bớt thời gian, lượng công việc trong khi vẫn đảm bảo được hiệu quả.

Quản lý dễ dàng

Quản lý dễ dàng hơn – không còn phải quản lý thủ công như trước.

Các phần mềm quản lý cho thấy rõ ưu thế của mình trong việc quản lý thông tin dữ liệu về học viên và các tài nguyên trong quá trình giảng dạy (slide, tài liệu PDF, sách giáo trình, video bài giảng). Những dữ liệu này được lưu trữ và cho phép truy cập đồng bộ từ nhiều thiết bị. Người quản lý có thể thực hiện việc sắp xếp, tìm kiếm, sàng lọc những thông tin này bằng những thao tác đơn giản để cập nhật nhanh chóng.

Bên cạnh đó, hoạt động giảng dạy của giảng viên cũng được ghi lại trên phần mềm. Do đó, bạn có thể kiểm soát và đánh giá cơ bản được thời gian, nội dung, chất lượng khóa học để đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp.

Tiết kiệm chi phí

Như đã đề cập, nếu không sử dụng phần mềm quản lý trường học, các cơ sở giáo dục – đào tạo sẽ cần áp dụng rất nhiều phương pháp khác nhau để đảm bảo việc truyền đạt thông tin và cung cấp học liệu. Những hình thức này thường gây lãng phí hơn nhiều so với việc thiết kế và ứng dụng một phần mềm với nhiều công dụng.

Hỗ trợ tốt nhất cho học viên

Học viên hoàn toàn nắm quyền chủ động trong với việc học tập của mình thông qua sự hỗ trợ của phần mềm LMS. Họ có thể tự mình tìm kiếm, đăng ký khóa học, chủ động tham gia lớp học, tìm kiếm thêm tài liệu liên quan, tham gia những bài kiểm tra online khi cần thiết,… 

Trong trường hợp cần thêm thông tin hỗ trợ, học viên cũng có thể tìm kiếm giải pháp từ trang hướng dẫn hoặc gửi tin nhắn phản hồi cho phía quản lý. Vì hệ thống vận hành online, quá trình này có thể được thực hiện ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ lúc nào, không phải chờ đợi hay phụ thuộc vào các buổi gặp trực tiếp.

Các tính năng quan trọng của phần mềm quản lý trường học

Đăng tải, cập nhật thông tin

Trường học, các cơ sở giáo dục đào tạo có thể tiến hành việc cập thông tin trên website thông qua các bảng tin, thông báo chung, gửi thông tin đến những nhóm học viên liên quan hoặc trực tiếp đính thông báo lên đầu trang. Bạn hoàn toàn nắm quyền chủ động với việc thêm bớt, chỉnh sửa các nội dung thông báo này.

Tạo lớp, tạo khóa học

Tạo lớp học online

Phần mềm trường học cho phép bạn tạo ra những không gian riêng cho từng lớp học, khóa học. Phía nhà trường sẽ xác định được giảng viên, giáo viên phụ trách và những học viên đăng ký tham gia khóa học. Khi được tách riêng thành một lớp, những dữ liệu, video và các tài liệu cũng sẽ chỉ được chia sẻ riêng trong nội bộ lớp học đó.

Quản lý dữ liệu học viên

Phần mềm sẽ lưu trữ các thông tin về người học theo từng tài khoản. Những thông tin này được chia thành hai phần chính là thông tin cá nhân và thông tin liên quan đến quá trình học tập. Thông tin cá nhân hỗ trợ việc định danh và cung cấp phương thức liên hệ khi cần thiết. Những thông tin còn lại sẽ giúp phía quản lý xác định được những khóa học mà họ tham gia để kịp thời hỗ trợ, cũng như bổ sung thêm những thông tin, tài liệu hữu ích với học viên.

Quản lý tương tác

Trong quá trình học tập, các học viên sẽ cần liên hệ trực tiếp với giáo viên, giảng viên để giải đáp những vấn đề xoay quanh chương trình học. Tuy nhiên, môi trường sư phạm thường sẽ đòi hỏi những chuẩn mực nhất định trong giao tiếp, đối thoại nên các tính năng quản lý tương tác sẽ vừa giúp bạn thúc đẩy sự tương tác giữa đôi bên, vừa kiểm soát và đảm quá trình giao tiếp này diễn ra đúng mực, phù hợp, hiệu quả. Những công cụ hỗ trợ quản lý tương tác phổ biến nhất là tính năng kiểm duyệt nội dung, kiểm duyệt và xóa bình luận,…

Tính năng thi và kiểm tra

Tính năng thi và kiểm tra online

Trong quá trình học tập của học viên, các tính năng thi và kiểm tra sẽ giúp cả nhà trường, giáo viên và học sinh đánh giá đúng tình hình và hiệu quả học tập của mình, từ đó đưa ra phương hướng điều chỉnh phù hợp. Kết quả một số bài thi và bài kiểm tra có thể được lưu trữ trên hệ thống quản lý của nhà trường để tiến hành việc cấp chứng chỉ, chứng nhận cho học viên hoàn thành khóa học.

Tính năng hỗ trợ học viên

Những tính năng nhắn tin hoặc gửi phản hồi khi có vấn đề trong quá trình sử dụng sẽ đem đến sự hỗ trợ tốt nhất cho học viên. Họ có thể liên hệ để nhận sự trợ giúp từ phía trường học bất kỳ lúc nào.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Ở các cơ sở giáo dục đào tạo ngoại ngữ, tiếp nhận học viên nước ngoài hoặc có ý định mở rộng phạm vi hoạt động, các phần mềm quản lý giáo dục sẽ được tích hợp thêm tính năng ngôn ngữ, cho phép chuyển đổi sang những loại ngôn ngữ khác nhau.

Một số yêu cầu cơ bản của phần mềm quản lý trường học, giáo dục

Chức năng bảo mật

Bảo mật website an toàn

Các phần mềm quản lý LMS thường sẽ chứa rất nhiều dữ liệu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động của cơ sở giáo dục đào tạo như thông tin cá nhân của học viên, tài liệu khóa học, dữ liệu quản lý. Trong khi đó, hệ thống quản lý giáo dục lại vận hành trên nền tảng trực tuyến. Điều này có thể dẫn đến nhiều nguy cơ cho hoạt động của phía trường học. Bởi vậy, khả năng bảo mật là yêu cầu tối quan trọng, cần được đặt lên hàng đầu.

Chức năng lưu trữ, quản lý dữ liệu

Dữ liệu cần lưu trữ rất nhiều và đa dạng. Phần mềm quản lý cần phải được thiết kế sao cho quá trình lưu trữ, quản lý được tối ưu nhất. Như vậy, khi cần sàng lọc hay truy xuất dữ liệu đều có thể tiến hành nhanh chóng và hiệu quả. Điều này phụ thuộc và kinh nghiệm xử lý dữ liệu của lập trình viên cũng như tốc độ truy xuất được hỗ trợ từ phía server lưu trữ.

Tính năng responsive

Hỗ trợ responsive để có thể sử dụng trên nhiều thiết bị

Phần lớn người trẻ đều sở hữu smartphone và có thói quen dùng smartphone để lên mạng. Vì vậy, thiết kế của phần mềm quản lý giáo dục, nhất là giao diện cho người dùng cần phải có khả năng tương thích trên nhiều loại thiết bị có kích thước màn hình khác nhau. Điều này sẽ giúp người dùng có được những trải nghiệm tốt nhất và cũng giúp phần mềm được sử dụng phổ biến khi có thể truy cập ở bất kỳ đâu, thuận tiện hơn trong sử dụng.

Vì sao bạn nên lựa chọn thiết kế phần mềm quản lý trường học tại Mona Media

Mona đã có hơn 9 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lập trình, chúng tôi cung cấp mọi giải pháp liên quan đến việc thiết kế, lập trình website và phần mềm. Phần mềm eLMS của Mona được phát triển từ việc chúng tôi thiết kế web trường học nhưng khách hàng lại cần thêm nhiều tính năng riêng, vì vậy chúng tôi đã phát triển một nền tảng LMS riêng để tích hợp vào website đã làm, cung cấp một ứng dụng web đa năng cho khách hàng.

Đội ngũ thiết kế phần mềm chuyên nghiệp

Mona Media sở hữu đội ngũ thiết kế phần mềm quản lý trường học chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế phần mềm quản lý giáo dục. Đội ngũ của Mona có thể ứng dụng những công nghệ hiện đại nhất để đem đến sản phẩm chất lượng, đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

Tích hợp tính năng đa dạng, giao diện nổi bật, hoạt động hiệu quả

Các phần mềm quản lý được thiết kế bởi Mona Media sở hữu tính năng đa dạng, dựa trên nhu cầu của khách hàng. Đặc điểm chung của những phần mềm này chính là giao diện được thiết kế đặc trưng, nổi bật, khả năng vận hành mượt và hiệu quả. Nhờ vậy, các phần mềm có thể đem đến sự hỗ trợ tốt nhất cho công việc quản lý của các trường học.

Tư vấn và hỗ trợ tận tâm

Khi đến với Mona Media, bạn sẽ nhận được những tư vấn tận tâm, dựa trên đặc thù của lĩnh vực giáo dục đào tạo, phương thức hoạt động riêng của từng cơ sở giáo dục và kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản lý hỗ trợ giáo dục. Từ những thông tin hữu ích này, khách hàng có thể đưa ra những lựa chọn chính xác khi bắt đầu thiết kế phần mềm LMS.

Quy trình làm việc bài bản

Mona Media áp dụng một quy trình làm việc bài bản để đảm bảo hiệu suất làm việc cũng như duy trì tiến độ, bàn giao dự án đúng thời hạn. Với quy trình này, khách hàng hoàn toàn có thể theo dõi, giám sát việc hoàn thành dự án và nhận được sản phẩm đúng theo thời gian cam kết.