KPI là gì? Chiến lược xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp thì việc có thể phát triển một cách hiệu quả, toàn diện là yêu cầu vô cùng quan trọng để nâng tầm thương hiệu, cũng giúp doanh nghiệp đó thu về lợi nhuận cao. Để có được điều đó thì xây dựng KPI là việc cần làm. Lúc này, hiểu về bản chất của KPI, cũng có chiến lược xây dựng hợp lý mới giúp hỗ trợ cho doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators, được hiểu chính là một tập hợp các chỉ số trọng yếu giúp việc đo lường, hay đánh giá về hiệu suất, hiệu quả thực hiện công việc của tổ chức được thực hiện chuẩn xác nhất. KPI có đối tượng phản ánh chính là hoạt động doanh nghiệp, của từng bộ phận, hoặc của từng cá nhân trong một giai đoạn, một chu kỳ kinh doanh nhất định nào đó mà tổ chức đã đề ra.

Hiểu KPI là gì là kiến thức cơ bản cần nắm rõ.

Thông thường, KPI được đo lường, đánh giá dựa trên 3 chỉ số cơ bản mà mỗi cá nhân, tổ chức khi tiến hành xây dựng KPI đều cần nắm rõ:

• KRP: chỉ số biểu thị cho kết quả cốt yếu, phản ánh được kết quả từ sự kết hợp giữa nhiều hành động khác nhau. Thông qua chỉ số KRP giúp chúng ta có thể xác định được doanh nghiệp có đang thực sự đi đúng hướng hay không. Chỉ số này thường được sử dụng để đo lường giá trị dài hạn, theo tháng, quý mà không chi tiết và cụ thể như KPI.
• PI: Chính là chỉ số về hiệu suất giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc tuân thủ theo chiến lược kinh doanh đã đề ra. Thông qua chỉ số PI giúp bổ sung cho KPI một cách hiệu quả. Chỉ số này thường bao gồm một số vấn đề được đề cập như: tỷ lệ tăng doanh thu so với 10% khách hàng thuộc nhóm đầu, hay số lượng đề suất của từng nhân viên trong 30 ngày đã qua, hoặc những khiếu nại xuất phát từ khách hàng chủ chốt,…
• RI: chỉ số kết quả giúp tổng kết các hoạt động, cũng như những hoạt động tài chính. Từ những kết quả tổng hợp này giúp doanh nghiệp xác định được đâu là yếu tố cần cải thiện, quản lý nên xem xét các yếu tố tác động nào tới kết quả cuối cùng. Đối với chỉ số này bao gồm có 3 yếu tố chính là: lợi nhuận ròng có được từ sản phẩm chính, số lượng bán hàng của ngày hôm trước và những khiếu nại từ chính những khách hàng chủ chốt.

Muốn xây dựng KPI thành công cần biết rằng nó luôn cần đảm bảo tuân thủ, đáp ứng đầy đủ những tiêu chí SMART. Cụ thể là:

• Sự cụ thể và rõ ràng (Specific): những chỉ số khi tiến hành xây dựng đòi hỏi phải giải thích được thông qua 3 khía cạnh là ý nghĩa, lý do được lựa chọn và phương pháp đo lường được sử dụng. Đối với chỉ số này càng có sự rõ ràng, cụ thể và chi tiết thì mỗi nhân viên càng thuận lợi trong việc xác định mình nên làm gì, nên làm thế nào để có kết quả tốt nhất.
• Khả năng đo lường được (Meadurrable): chỉ số KPI nếu không có khả năng đo lường được thì kết quả thực hiện công việc, hay việc tiến hành đánh giá sẽ thiếu đi sự khách quan cần thiết, từ đó nó trở nên cảm tính.
• Đảm bảo có thể thực hiện được (Achievable): bất kỳ chỉ số KPI nào được đưa ra cũng yêu cầu cần đo lường được, song một vấn đề quan trọng khác nữa là nó có tính khả thị. Việc xây dựng KPI nếu đưa ra chỉ số không khả thi rất dễ dẫn tới tâm lý thất vọng, cảm giác chán nản, căng thẳng trong công việc. Điều đó càng khiến cho mục tiêu đề ra khó có thể thực hiện được một cách tốt nhất.
• Có tính thực tế (Reakistics): với yếu tố này đảm bảo đo lường tốt hơn sự cân bằng giữa khả năng thực hiện, với chính nguồn lực của doanh nghiệp về mặt thời gian, khả năng tài chính, nguồn nhân lực,…
• Có thời hạn cụ thể ( Timebound): chỉ số KPI khi được đưa ra nếu có mốc thời gian chính xác sẽ tạo nên động lực thúc đẩy hiệu quả. Lúc này, các nhân viên sẽ có mục tiêu phấn đấu, động lực để hoàn thành công việc đúng thời gian. Đây là cách giúp giảm thiểu tình trạng sức ì của nhân viên hiệu quả, tăng cường hiệu suất công việc tốt hơn.

Phân loại các chỉ số KPI

Chỉ số KPI được phân chia thành 2 loại cơ bản hiện nay.

Hiện nay, có rất nhiều KPIs được các doanh nghiệp sử dụng, từ đó giúp việc quản lý, thúc đẩy hiệu quả công việc tốt hơn. Trong đó, chỉ số này được phân chia thành 2 loại chính. Đó là:

• Chỉ số KPI được gắn với những mục tiêu mang ý nghĩa chiến lược: xây dựng KPI với các mực tiêu theo định hướng mang tính chiến lược thường gắn với tiền, market share, profit,… Bởi vậy, nó có tác độc trực tiếp, ảnh hưởng tới chính sự sống còn của một doanh nghiệp. Bởi thế, khi tiến hành xây dựng nên chỉ số này cần đặc biệt cẩn trọng, kỹ lưỡng để thực hiện chuẩn xác.

Có thể ví dụ điển hình như: KPI yêu cầu chiến lược phải đạt được doanh thu 20 tỷ mỗi tháng, mỗi năm là 240 tỷ, nếu không đạt được kết quả như đã đề ra hiển nhiên công ty sẽ chịu ảnh hưởng mạnh mẽ.

• Chỉ số KPI được gắn với những mục tiêu mang ý nghĩa chiến thuật: đây là những hoạt động nhỏ, được đề ra giúp doanh nghiệp dễ dàng tới gần hơn, sớm đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Chiến lược xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Thực hiện xác định bộ phận xây dựng KPI

Bước đầu tiên khi tiến hành xây dựng KPI chính là xác định được đâu là bộ phận, là cá nhân thực hiện công việc này. Đối với từng doanh nghiệp, cho từng yêu cầu khác nhau mà phòng ban, hay cá nhân thực hiện việc đưa ra chỉ số KPI cũng có những khác biệt.

Thứ nhất, người xây dựng có thể là trưởng bộ phận, trường phòng,… hiểu rõ ràng và tổng quan nhất về nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí, từng chức danh trong bộ phận. Việc xây dựng KPIsẽ được chính xác, sát thực tế và tính khả thi cao hơn. Tuy nhiên, đối với những phòng ban quy mô quá lớn thì công việc này có thể được thực hiện bởi những nhân viên có chức vụ thấp hơn.

Xác định bộ phận xây dựng KPI thích hợp nhất.

Việc xây dựng, hoàn thiện KPI khi được thực hiện bơi từng bộ phận sẽ đem tới tính khả thi cao, khả năng hoàn thành công việc hiệu quả theo năng lực, khả năng của từng thành viên, từng bộ phận nhỏ. Tuy nhiên, thực tế thì việc xây dựng KPI theo cách này sẽ khiến tính khách quan bị ảnh hưởng, như việc đưa ra chỉ số quá thấp so với khả năng thực tế có thể thực hiện được. Vì thế, muốn có được hiệu quả cao thì việc được đánh giá, kiểm định từ những nhà chuyên môn, am hiểu công việc của phòng ban đó cần được thực hiện.

Thứ hai, xác định được người thực hiện việc xây dựng chỉ số KPI có thể là bộ phận chuyên trách, quản lý nguồn nhân lực, những người có chuyên môn tốt. Đây là cách đảm bảo được cả về mặt khách quan, lẫn khoa học. Lúc này, chỉ số được đưa ra là hợp lý nhất, thực tế và đảm bảo cho việc thực hiện công việc đem lại hiệu quả cao. Thế nhưng, cần chú ý nên tiếp nhận thêm góp ý, đánh giá từ phía bộ phận chức năng để đưa ra được quyết định hợp tình hợp lý nhất.

Tiến hành xác định KRAs của từng bộ phận

Bước tiếp theo trong việc xây dựng KPI chính là xác định được các KPAs cho từng bộ phận. Thực tế là mỗi bộ phận, trong một doanh nghiệp, một tổ chức có những nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể riêng. Chính vì thế việc phân chia thành các phòng ban, bộ phận mới được thực hiện. Chính vì thế, việc xây dựng chỉ số KPI cần được thể hiện theo đúng đặc trưng, phù hợp với từng bộ phận mới đem lại khả năng thực thi, hoàn thành cao.

Xác định chức danh và nhiệm vụ của từng chức danh trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào chức danh mà người có nhiệm vụ xây dựng KPI cần chú ý đưa ra đầy đủ thông tin về những trách nhiệm chính, quan trọng nhất mà người đảm nhận công việc phải thực hiện. Đây chính là bản mô tả công việc được cung cấp một cách cụ thể và chi tiết nhất.

Từ những trách nhiệm mà nhân viên cần làm tạo dựng nên cơ sở để có được hệ thống chỉ số KPI thích hợp. Những nhiệm vụ được đưa ra cho mỗi cá nhân, hay cho các phòng ban cần cụ thể, rõ ràng và đảm bảo rằng nó có thể thực hiện được, sở hữu tính khả thi cao.

Bước xác định các chỉ số của KPIs

Xác định các chỉ số của KPIs là việc quan trọng cần thực hiện.

Xác định các chỉ số KPIs cần được tiến hành nếu muốn có được công việc thực hiện thuận lợi. Trong các bước xây dựng KPI thì đây là bước quan trọng, cơ bản nhất cần được lưu ý tiến hành một cách chuẩn xác nhất. Yêu cầu cụ thể là:

• Đối với KPIs cho từng bộ phận: dựa trên chính chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó để xây dựng nên hệ thống chỉ số một cách phù hợp, chung và mang đặc trưng của bộ phận đó. Từ chỉ số KPIs cho bộ phận thì việc tạo ra chỉ số dành cho từng vị trí, từng chức danh được thuận lợi hơn, chuẩn xác hơn.
• Đối với KPIs cho từng chức danh, từng cá nhân: xây dựng dựa trên cơ sở trách nhiệm chính của chức danh đó, đảm bảo cho chỉ số KPIs của cả bộ phận. Chỉ số này cần được đảm bảo đáp ứng đầy đủ những tiêu chí SMART, đồng thời cũng cần dựa trên chính việc thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang trực tiếp áp dụng, hoặc sẽ áp dụng trong tương lai. Ngoài ra, đối với thời gian đánh giá thường theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Tùy thuộc vào từng chỉ số, từng nội dung cần thực hiện mà thời gian được quy định cũng khác biệt.

Lập kế hoạch về điểm số để đánh giá kết quả cần đạt được

Bước tiếp theo trong việc xây dựng KPI chính là tiến hành xác định được mức độ điểm số cho những kết quả cần đạt được của từng cá nhân, từng bộ phận trong doanh nghiệp. Có thể lập kế hoạch đánh giá một cách chính xác sẽ giúp việc nhìn nhận về thành công của từng mục tiêu được đề ra dễ dàng, chuẩn xác hơn.

• Điểm số được chia ra theo mức độ từ 2 – 5, tương ứng với đó là mức độ hoàn thành công việc dựa trên kết quả thực tế.
• Thông thường, khi đưa ra càng nhiều mực đổ của điểm số thì việc đánh giá càng có tính khách quan cao hơn. Thế nhưng, nếu phân chia quá nhỏ lại ảnh hưởng tới việc đánh giá và xác định tổng điểm cuối cùng gặp khó khăn nhất định. Vì vậy cân đối cân đối một cách hài hòa, hợp lý nhất.

Đánh giá KPIs đồng thời xác định lương, thưởng

Từ khung điểm số đã xây dựng trước đó, người thực hiện xây dựng KPI cần xác định dược mối quan hệ, mối liên quan giữa kết quả đánh giá với các mức độ đãi ngộ được áp dụng. Vấn đề này cần được cân nhắc dựa trên từng bộ phận cụ thể, từng vị trí chức danh, hoặc theo lĩnh vực hoạt động,… để có được quyết định chuẩn xác.

Đánh giá về KPIs để xác định lương, thưởng chuẩn xác.

Đối với các nhà quản lý khi thực hiện xây dựng hệ thống KPIs cần chú ý có sự linh hoạt, chủ động trong từng bước, đồng thời cũng cần đảm bảo độ chuẩn xác cao. Đưa ra KPI mục tiêu thích hợp để mỗi bộ phận, mỗi cá nhân nỗ lực cố gắng đạt được. Tuy nhiên, bên cạnh mục tiêu đưa ra thì việc xây dựng hệ thống lương, thưởng xứng đáng cũng cần được chú ý. Chính điều đó sẽ giúp mỗi cá nhân có được động lực hơn trong công việc mà mình làm.

Có chiến lược xây dựng KPI đối với mỗi doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động, khả năng phát triển lớn mạnh hơn của tổ chức. Xây dựng được chỉ số KPI rõ ràng, cụ thể và có tính khả thi cao để mỗi cá nhân trong tổ chức làm việc chuyên nghiệp, hoàn thành tốt phần việc của mình. Cá nhân tốt, bộ phận hiệu quả góp phần tạo nên tập thể lớn mạnh. Đó là vấn đề mà những nhà quản lý nhân sự phải chú ý cân nhắc, thực hiện hiệu quả và chính xác.