PHẦN MỀM QUẢN LÝ
KHÁCH SẠN – RESORT

Ngành du lịch tại Việt Nam đang từng bước trên đà phát triển đồng thờ cũng mở ra cở hội cho các loại hình kinh doanh khách sạn hay resort đằng cấp “ mọc lên như nấm”. Song hành với đó, xu hướng công nghệ 4.0 luôn “ góp mặt” trong mọi lĩnh vực. Thị trường phần mềm kết hợp du lịch luôn được cải thiện và nâng cao tiêu chuẩn nhằm kịp đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Khách sạn – resort là một loại hình hoạt động kinh doanh mà cung cấp một lượng lớn các dịch vụ cho khách lưu trú như ăn uống, chỗ ở, phương tiện đưa đón, đi lại, khu vực giải trí,…Lễ tân cũng là “mặt tiền” của khách sạn nơi mà tất cả các dịch vụ được khách yêu cầu sẽ được ghi nhận. Vì thế cần có một hệ thống hiệu quả giúp người quản lý có thể theo dõi và điều hành tốt hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên để lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn hay resort phù hợp không phải là điều dễ dàng . Đặc biệt trong môi trường có quy mô lớn mang tính chuyên nghiệp cao. Vậy trước tiên chúng ta hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về thiết kế phần mềm quản lý khách sạn – resort tại Monamedia giúp khách hàng như thế nào và nó đóng vai trò quan trọng ra sao cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Property Managmement System (PMS) là một phần mềm quản lý hệ thống quản lý thông tin giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn, resort.

Chức năng phần mềm quản lý khách sạn và resort

1.Chức năng quản lý bí mật doanh nghiệp (thông tin kinh doanh)

Phần mềm quản lý khách sạn- resort cần phải đảm bảo có tính năng bảo mật, tính năng là công cụ phải được xây dựng và update mới liên tục từ công ty giải pháp phần mềm. Đây có thể coi là một phần cơ bản của giải pháp quản lí kinh doanh để tăng độ bảo mật thông tin công ty cũng như khách nghỉ dưỡng.

Tiêu chuẩn an ninh trong hệ thống thông tin bắt buộc dành cho doanh nghiệp là PCI-DSS được đặt lên hàng đầu, do nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp. Do vậy, bạn nên đặt những câu hỏi như sau khi lắp đặt hệ thống quản lí khách sạn:

– Các dữ liệu được lưu trữ ở đâu?

– Nếu thanh toán bằng thẻ tín dụng sẽ được thực hiện thông qua hệ thống nào?

Trong một phần mềm quản lý khách sạn-resort tốt chắc chắn phải đám ứng tiêu chuẩn tối ưu nhất về mặt tính năng này.

2.Tính năng cho phép theo dõi và linh động điều chỉnh giá

Phần mềm quản lý cần cung cấp khả năng quy trình theo dõi và điều chỉnh giá phòng cập nhật theo thời gian. Điều này cực kì quan trọng đối với người quản lý vì giá phòng là yếu  tố kinh tế ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn. Tùy giá từng loại phòng, thời cuộc và lượng khách đã lưu trú, quản lý có thể quyết định điều chỉnh giá phòng để kích cầu và phù hợp cho tình hình kinh doanh.Bên cạnh đó, kết hợp với bảng quản lý khách hàng để chọn lọc ra được danh sách các khách hàng VIP và tự động điều chỉnh giảm giá cho khách hàng thân thiết theo quy định của khách sạn.

3.Báo cáo chính xác và hiệu quả

Khi đưa ra một dữ liệu mới, phần mềm quản lý khách sạn phải đưa ra dữ liệu chính xác theo thời gian thực. Nhờ đó nó sẽ giúp quản lý khách sạn đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời. Nó là khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch chiến lược cho khách sạn-resort. Cần có một báo cáo chính xác để xác định tình hình doanh nghiệp hiện tại và hoạch định ra kế hoạch trong tương lai.

4.Tích hợp tính năng Booking Online

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc đặt phòng online đã và trở nên ngày càng phổ biến, do nhu cầu được thanh toán trực tuyến của các loại hình khách sạn-resort trên toàn cầu, nên phần mềm quản lí hiện đại ngày nay có chứa chức năng đặt phòng online là một yếu tố bắt buộc không thể thiếu.

Booking online không những giúp khách sạn tăng doanh thu nhờ việc quảng cáo trên mạng xã hội mà còn tìm được những vị khách hàng tiềm năng. Theo tâm lý. khi người dùng nhận được mã giảm giá qua việc đặt phòng online họ sẽ thao tác nhanh chóng quyết định đặt phòng. Và phần mềm quản lý, app khách sạn mà Mona hỗ trợ sẽ giúp bạn làm điều đó.

Lợi ích phần mềm quản lý khách sạn – resort

Nắm bắt hoạt động tổng thể khách sạn 

Phần mềm quản lý sẽ giúp bạn có thể nắm bắt tình hình hoạt động tổng thể của khách sạn, từ lượng khách lưu trú, đặt phòng, check-in, check-out… đến tính toán doanh thu, công suất bán phòng…

Bên cạnh đó, thao tác đặt phòng, check-in, check-out… cũng rất đơn giản và nhanh chóng, chỉ với một vài click chuột. Điều này sẽ giúp nhân viên lễ tân hoàn thành nghiệp vụ nhanh chóng và chính xác hơn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn.

Tăng công suất cho thuê phòng

Một trong những nỗi sợ lớn nhất khi kinh doanh khách sạn-resort chính là không có khách thuê phòng. Đặc biệt là trong thời buổi kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc để nâng cao doanh thu từ việc khách thuê phòng không những cần thiết mà còn trở nên khó khăn và quan trọng hơn.

Các khách sạn-resort hay ngay cả các khu nghỉ dưỡng đều đang tích cực chạy đua giới thiệu dịch vụ cho thuê phòng của mình trên các kênh OTA. Đây là một chiến thuật khá hiệu quả. Tuy nhiên, mặt khác sẽ gặp một số vấn đề rất khó quản lý nếu số lượng kênh quá nhiều. Bạn sẽ phải đăng nhập vào từng kênh một để đăng thông tin cho thuê, quản lý phòng trống hay đã cho thuê hết. Đây là một việc vừa tốn công sức lại mất nhiều thời gian.

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, bạn sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề này nữa. Hệ thống phần mềm đã  được tích hợp các chức năng giúp bạn đăng quản lý phòng trên tất cả các kênh OTA cùng một lúc chỉ với một vài thao tác click chuột, để làm được điều đó thì chỉ cần các API từ các kênh OTA mà bạn đang sử dụng.

Tránh tình trạng overbooking

Tình trạng mà các khách sạn -resort khi booking online thường gặp phải khi bán phòng trên các kênh OTA là overbooking. Để tránh tình trạng này, khách sạn phải thường xuyên cập nhật số phòng trống trên các kênh OTA. Việc này cần có nhiều thời gian và công sức, chưa kể phải đảm bảo  tính kịp thời. Trong hầu hết các trường hợp, điều này là không thể. Do đó, overbooking vẫn thường xuyên xảy ra.

Với phần mềm quản lý, bạn sẽ không còn phải đau đầu về vấn đề này nữa. Mỗi khi có booking đổ về, hệ thống của phần mềm sẽ tự động trừ số phòng trống hiện tại, sau đó đăng bán phòng trên tất cả các kênh với số phòng trống đã được cập nhật.

Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết

Ngày xưa quản lý chủ yếu dựa trên những cách thức thủ công ( dựa trên sổ sách và máy tính). Không chỉ mất nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, nhất là đối với những mô hình kinh doanh lớn. Nhưng khi sử dụng phần mềm, bạn sẽ không cần phải “khốn khổ” nữa, phần mềm sẽ tự động tổng hợp báo cáo chí tiết, thống kê đầy đủ và chính xác.

Với hơn 20 loại báo cáo chi tiết trực quan về tất cả các thông số quản trị và kinh doanh của khách sạn hay resort, nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động của khách sạn tại mỗi thời điểm. Từ đó, họ có thể đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời.

Chống thất thoát

Thất thoát luôn là “bài toán hóc búa” đối với các nhà quản lý khách sạn cũng như resort. Với việc kết nối với chức năng thông minh từ phần mềm, nó sẽ là “cánh tay đắc lực” giúp bạn giải quyết hiệu quả vấn đề này.

Cầu nối mối quan hệ với khách hàng

Hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, điển hình như việc kinh doanh khách sạn-resort đòi hỏi bạn phải thường xuyên quan tâm đến nhu cầu hay khâu chăm sóc khách hàng. Phần mềm hỗ trợ các mẫu email đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của khách sạn như: Xác nhận đặt phòng, Chào mừng khách sau khi check-in, Cảm ơn khách sau khi check-out, Chúc mừng sinh nhật khách… Hệ thống hỗ trợ tạo và gửi mail hàng loạt nhanh chóng, tiện lợi.

Quản lý từ xa

Đôi khi người quản lý sẽ không thể nào có mặt túc trực tại khách sạn resort suốt 24/7, chẳng hạn như khi đi công tác,du lịch,..Vậy làm thể nào người quản lý có thể quan sát theo dõi sát sao tình hình hoạt động và đưa ra hướng giải quyết kịp thời khi cần thiết ? Phần mềm sẽ đi kèm với một ứng dụng có thể dành cho việc quản lý từ xa. Mọi giao dịch sẽ được gửi ngay lập tức, trực tiếp đến các thiết bị gần gũi với nhà quản lý như điện thoại, laptop. Như thế . bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và cuộc sống cá nhân. Điều này cần phần mềm của bạn phải được xây dựng trên nền tảng web-app.

Tiết kiệm chi phí

Với sự trợ giúp của phần mềm,các công việc với thao tác thủ công sẽ bị loại bỏ. Nhờ đó mà năng suất lao động của nhân viên sẽ tăng lên đáng kể, rút ngắn được nhiều thời gian để đầu tư vào công việc khác. Đồng thời khách sạn cũng cắt giảm được chi phí nhân sự. Rõ ràng sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là một khoản đầu tư “thông minh” thiết thực mang lại lợi ích lâu dài.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn – resort

Xu thế cạnh tranh gay gắt của thị trường

Các khách sạn, resort hiện đại 5*,4*,.. luôn hướng đến sự chuyên nghiệp và tiện lợi trong quá trình quản lý. Càng tiết kiệm thời gian, thao tác chuyên nghiệp, nơi đó càng nhận được nhiều phản hồi tích cực, ấn tượng tốt từ khách hàng. Ngày nay, rất nhiều khách sạn phát triển với nhiều mô hình, hình thức hoạt động khác nhau. Do đó nó cũng đặt ra cho bạn nhiều thách thức. Làm thế nào để thu hút được nhiều lượng khách hàng? Các khách sạn không ngừng tìm kiếm cơ hội, không ngừng phát triển. Nếu bạn không thay đổi phương thức quản lý, thay đổi hình ảnh và tác phong làm việc khách sạn của bạn sẽ khó tồn tại trong “cuộc chiến sống còn” này.

Khối lượng công việc ngày càng nhiều

Trong một khách sạn, khối lượng công việc là vô cùng lớn. Chưa kể đến việc khi bạn muốn mở rộng mô hình kinh doanh, sẽ có rất nhiều vấn đề khác nảy sinh. Bên cạnh việc quản lý khách hàng, tài chính còn có cả vấn đề quản lý nhân viên sao làm việc hiệu quả, tránh tình trạng gian lận hay trốn tránh nhiệm vụ và khen thưởng những người có thực lực làm việc tốt nhất. Đó luôn là việc mà mỗi người quản lý cần xem xét, cân nhắc.

Những giải pháp truyền thống không còn hiệu quả

Khi số lượng khách hàng tăng lên, số lượng dịch vụ, phòng khách sạn và các những vấn đề khác ngày càng trở nên phức tạp, khó có thể quản lý toàn bộ công việc của mình với những giải pháp quản lý truyền thống. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để xử lý thông tin và cập nhật các dịch vụ mà mỗi khách hàng sử dụng. Không chỉ thế bạn cũng không thể đảm bảo quản lý toàn bộ mọi mặt của khách sạn, mọi công việc và nhiệm vụ cần thiết trong quá trình quản lý.

Nhu cầu khách hàng ngày càng phức tạp

Do  nhu cầu của khách hàng ngày một trở nên phức tạp hơn,một khách sạn hiện nay thường tích hợp và cung cấp nhiều loại dịch vụ. Bạn có thể sẽ gặp phải nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian trong việc cập nhật thông tin, ghi chép thông tin chi tiết các dịch vụ. Trong khi đó khách hàng là những người không thích chờ đợi, muốn mọi việc được xử lý nhanh chóng: từ việc check thông tin và đặt phòng, đến việc chuẩn bị và cung cấp các dịch vụ trong khách sạn. Nếu như vẫn còn “cổ hữu” với những giải pháp thô sơ, việc đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của khách hàng sẽ không thể nhanh chóng và dễ dàng được.

Một mô hình thực thế mà bạn thường thấy chính là quản lý chung  cư, cũng giống như khách sạn thì người thuê chung cư cũng rất phức tạp, khác biệt là họ thuê dài hạn hơn so với khách sạn, trong khi các hotel hay resort thường chỉ thuê ngắn hạn và khách hàng ra vào thường xuyên, đòi hỏi cần một giải pháp ghi chép, lưu thông tin hiệu quả và nhanh chóng.

Tại sao nên thiết kế phần mềm tại Mona Media?

Mona Media tự hào là một công ty với hơn 8 năm hoạt động trong lĩnh vực thiết kế website, lập trình phần mềm, web app, dịch vụ SEO. Công ty hoạt động với tiêu chí luôn đặt lợi ích khách hàng lên đầu ,nên Mona được nhiều khách hàng tin tưởng hợp tác ngay cả trong và ngoài nước từ những đối tác Mỹ, Singapore, Nhật,…

Luôn luôn hoàn thành đúng tiến độ

Khi làm việc trong bất kì dự án nào , Mona luôn đặt tâm thế mình vào khách hàng nên hiểu rõ được tâm lý khách hàng của mình, đưa ra hướng giải quyết tốt nhất, và đảm bảo thời gian hoàn thành tiến độ công việc chuẩn xác. Đội ngũ “nhà Mona” làm việc liên tục và chăm chỉ để tạo ra những sản phẩm hoàn mỹ và đúng thời gian nhất để mang đến cho khách hàng.

Đội ngũ nhân viên tận tình chuyên nghiệp

Các nhân viên tư vấn luôn luôn tận tình và hướng dẫn, giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng. Thái độ tác phong làm việc chuyên nghiệp luôn là một trong những điểm cộng dành cho Monamedia. Sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, linh hoạt , tháo vát và thạo nghề đã thực hiện hơn 1000 dự án lớn nhỏ trên khắp cả nước với tỉ lệ phản hồi tích cực và những nhận xét đánh giá cao từ khách hàng.

Chi phí cạnh tranh

Dù sản phẩm luôn đạt chuẩn chất lượng cao nhưng không vì thế mà Mona “khét” lên với “mức giá trên trời” hay hạ xuống “bèo bọt”để câu kéo khách hàng như một số công ty khác đang quảng cáo trá hình nhưng “tiền nào thì của nấy”. Sản phẩm tại Mona vẫn đảm bảo giá thành cạnh tranh so với thị trường với một mức giá hợp lý nhất cho từng sản phẩm. dịch vụ khác nhau.

Đa nền tảng web-app, app iOS/Android

Đối với một phần mềm chuyên nghiệp thì một trong những yếu tố được đánh giá cao đó là có khả năng thích ứng , được tích hợp đầy đủ trên mọi phương diện nền tảng từ web app cho đến app iOS/Android, điện thoại, laptop, tablet, tivi,… Không những thế mà mọi hệ điều hành phổ biến hiện nay cũng được xử lý hiệu quả nhất. Hiểu được điều mong muốn đó, Mona không bao giờ làm khách hàng thất vọng.

Công nghệ mới cập nhật liên tục

Công ty mỗi ngày phát triển và update nâng cấp liên tục, với phương châm tạo ra những phần mềm tốt và chất lượng nhất để phục vụ khách hàng.

Chức năng UX cho người dùng

Phần mềm không chỉ tiện lợi với đầy đủ những tính năng cần thiết cho người dùng và còn chuẩn UX , nhanh chóng, tiện lợi, không mất nhiều thời gian trong quá trình sử dụng, mang đến khách hàng sự hài lòng tuyệt đối. Mỗi sản phẩm của Mona dù là website hay phần mềm thì chúng tôi cũng đều quan tâm đến trải nghiệm của người dùng, khách hàng vui khi trải nghiệm sản phẩm của Mona là điều chúng tôi luôn cố gắng để đạt được.

Phần mềm phù hợp với người Việt

Đến với Mona, bạn có thể an tâm các phần mềm luôn được tối ưu, không đại trà, không sao chép các phần mềm đã có. Thiết kế phần mềm theo yêu cầu người dùng, khách hàng, phần mềm chuẩn thuần Việt để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của người Việt.

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý do Mona Media cung cấp:

Khảo sát, tư vấn phần mềm theo nhu cầu doanh nghiệp:

• Nhân viên kinh doanh và kỹ thuật của MONA MEDIA sẽ triển khai cuộc trao đổi , khảo sát thực trạng doanh nghiệp, đồng thời tư vấn các giải pháp tối ưu cho phần mềm quản lý khách sạn- resort dành cho doanh nghiệp của khách hàng.
• Bàn bạc, thông nhất các vấn đề , giá cả và thời gian thực hiện.
• Tiến hành triển khai dự án.

Lập trình, chỉnh sửa và cài đặt phần mềm:

• Khi “bắt tay” vào lập trình phần mềm quản lý sẽ dựa trên những yếu tố theo đặc thù của khách sạn- resort.
• Tiến hành kiểm tra, sửa đổi (nếu có) theo yêu cầu của khách hàng
• Cài đặt phần mềm vào các hệ thống của khách hàng

Bàn giao, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm:

• Cuối cùng, bàn giao toàn bộ sản phẩm sau khi hoàn thiệt , kết thúc quá trình chuyển giao theo hợp đồng đã được ký kết

• Cung cấp các tài liệu hướng dẫn cụ thể rõ ràng cho doanh nghiệp.
• Thực hiện hướng dẫn trực tiếp, giải đáp các thắc mắc để người dùng của doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng các tính năng đã thiết lập trong phần mềm.

Hỗ trợ quá trình sử dụng:

• Đưa ra nhiều hình thức hỗ trợ khi có sự cố bao gồm: Trong quá trình dùng sản phẩm, nếu có vấn đề gì khác hàng có thể liên hệ để được hướng dẫn qua điện thoại, hướng dẫn qua các công cụ trực tuyến hoặc liên hệ trực tiếp đến văn phòng của doanh nghiệp khách hàng để hỗ trợ, thường xuyên trao đổi, và hỗ trợ giải đáp nhiệt tình khi khách hàng có thắc mắc

Thông tin liên hệ

Địa chỉ: 373/226 Lý Thường Kiệt, P.8, Q.Tân Bình, Tp.HCM

Hotline: 1900 636 648

Gmail: [email protected] hoặc