Webmail là gì? Tính năng và cách sử dụng Webmail

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, email đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Tuy nhiên, việc quản lý email và thông tin liên quan đến nó vẫn là một thách thức đối với nhiều người. Để giải quyết vấn đề này, Webmail đã xuất hiện và trở thành một công cụ hữu ích cho việc quản lý email. Tuy vậy bạn đã hiểu rõ về Webmail là gì chưa? Hãy cùng Mona Media tìm hiểu thêm về khái niệm này, cách sử dụng Webmail để nhận và gửi mail trong bài viết sau đây. 

Webmail là gì?

Webmail là một ứng dụng trực tuyến cho phép người dùng quản lý quá trình trao và nhận email một cách tiện lợi, nhanh chóng trên nhiều thiết bị khác nhau. Nó cho phép người dùng truy cập và làm việc trực tiếp với email thông qua việc đọc, trao đổi và nhận thư. Mặc dù các nền tảng quản lý, gửi và nhận email như Gmail, Yahoo và Outlook vẫn phổ biến nhưng Webmail vẫn đem lại nhiều ưu điểm vượt trội và được người dùng ưa chuộng.

Xem thêm: Newsletter là gì? Vai trò và bí quyết thực hiện Newsletter hiệu quả

Tính năng nổi bật Webmail 

Sau khi đã hiểu webmail là gì thì dưới đây là những tính năng nổi bật của Webmail mà người dùng có thể tận dụng:

• Soạn thảo Email: Người dùng có thể dễ dàng soạn thảo Email và đính kèm các tập tin liên quan như hình ảnh, tài liệu hoặc các Email khác.
• Hộp thư đến – Inbox: Người dùng có thể quản lý tất cả các Email được gửi đến, bao gồm cả các Email không mong muốn trong mục Spam.
• Hộp thư đi – Outbox: Người dùng có thể kiểm soát và quản lý tất cả các Email đã được gửi đi.
• Thư nháp – Draft: Tính năng này cho phép người dùng lưu thư đang soạn để sửa đổi hoặc hoàn tất sau này. Thêm vào đó, Webmail còn cho phép người dùng lưu các thư nháp khi mạng bị gián đoạn.
• Hộp thư riêng: Người dùng có thể lưu trữ các Email theo chủ đề hoặc quan trọng để dễ dàng kiểm soát và tìm lại sau này.
• Thư rác – Spam: Mục này được sử dụng để chứa các Email quảng cáo hoặc được xem là mối nguy hiểm đến từ các tài khoản xấu. Người dùng cần thường xuyên kiểm tra mục Spam để tránh bỏ qua các Email quan trọng bị đưa vào đây.

Ưu – nhược điểm của Webmail

Ưu điểm

• Giao diện thân thiện với người dùng: Giao diện của Webmail không có quá nhiều khác biệt so với các ứng dụng khác, nên đa phần người dùng đều có thể dễ dàng sử dụng được. Điều này cũng giúp hỗ trợ người dùng lưu dữ liệu và tránh các vấn đề phát sinh do mất dữ liệu.
• Tính linh hoạt cao: Webmail cho phép người dùng truy cập từ mọi loại thiết bị như điện thoại, máy tính hoặc máy tính bảng, miễn là có kết nối mạng.
• Khả năng tìm kiếm email nhanh chóng: Người dùng có thể dễ dàng tìm ra thư mình đang tìm kiếm bằng cách nhập từ khóa liên quan và loạt kết quả sẽ được hiển thị nhanh chóng trên giao diện của ứng dụng.
• Khả năng lưu trữ: Nhờ có dung lượng miễn phí lớn hơn so với các ứng dụng quản lý email hiện nay, người dùng có thể tối ưu được lượng dữ liệu lưu trữ trên thiết bị của mình.

Nhược điểm

• Gián đoạn trong quá trình sử dụng: Webmail thường được đánh giá cao là một trong những dịch vụ quản lý email tốt nhất trên thị trường. Nhưng thỉnh thoảng nó cũng có thể bị gián đoạn do nhiều sự cố khác nhau, dẫn đến sự bất tiện cho người dùng. Tuy nhiên, tần suất này thường không cao và có thể bị bỏ qua.
• Nguy cơ mất toàn bộ email: Một trong những rủi ro mà các doanh nghiệp và tổ chức phải đối mặt khi sử dụng Webmail là nguy cơ mất toàn bộ email. Vì vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý thường xuyên sao lưu dữ liệu trong quá trình sử dụng. May mắn thay là đa số các nhà cung cấp dịch vụ Webmail hiện nay đều có hỗ trợ bảo vệ dữ liệu cho người dùng.
• Quảng cáo gây khó chịu: Một số quảng cáo hiển thị trong Webmail có thể gây khó chịu cho người dùng. Tuy nhiên, chúng không chiếm diện tích hiển thị quá nhiều, và không gây ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm người dùng.
• Thư rác: Vấn đề thư rác cũng là một khía cạnh mà người dùng Webmail cần đối mặt. Tuy nhiên, người dùng có thể kiểm soát chúng trong hộp thư Spam và xóa thư Spam định kỳ để giảm thiểu sự phiền toái.
• Email chưa có tính chuyên nghiệp cao: Địa chỉ email được sử dụng trong Webmail thường không có tính chuyên nghiệp cao. Tuy nhiên, người dùng có thể sử dụng email theo tên miền riêng để nâng cao nhận diện thương hiệu của mình.
• Vấn đề bảo mật: Hầu hết các dịch vụ Webmail đều có quyền truy cập vào mọi email của người dùng, người dùng có thể đọc kỹ các chính sách bảo mật của đơn vị cung cấp mình chọn để nắm bắt được những thông tin này. Tuy nhiên, đa số dữ liệu của người dùng sẽ được bảo mật để đảm bảo tính riêng tư. Chẳng hạn, Gmail chỉ sử dụng quyền này khi phân phối Email quảng cáo.

Tham khảo ngay: SSL là gì? Chứng chỉ SSL có quan trọng khi thiết kế website

Có nên sử dụng webmail hay không?

Nhìn chung, WebMail được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và tối ưu hóa tốc độ, giúp người dùng dễ dàng quản lý email một cách tiện lợi. Vì vậy, người dùng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo công cụ này.

Tuy nhiên, nhược điểm của WebMail là nó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ với số lượng email nhỏ. Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, WebMail không được khuyến khích sử dụng do giới hạn về tính năng và khả năng mở rộng. Do đó, các doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn các công cụ email khác phù hợp hơn để đáp ứng nhu cầu của họ.

Hướng dẫn cách sử dụng Webmail để nhận và gửi mail 

Dùng WebMail để nhận Mail

Khi đã biết Webmail là gì thì tiếp đó là bắt đầu sử dụng WebMail. Đầu tiên là truy cập vào đường dẫn yourdomain.com/webmail và liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ để biết thông tin đăng nhập tài khoản và mật khẩu. Sau khi đăng nhập lần đầu tiên, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang chính của WebMail.

Tiếp theo, chọn “Set as Default” và chọn giao diện “roundcube” để truy cập vào giao diện WebMail.

Dùng WebMail để gửi Mail

Để bắt đầu gửi email, bạn truy cập vào đường dẫn yourdomain.com/webmail và sử dụng tên tài khoản và mật khẩu đã được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ để đăng nhập. 

Sau đó, nhấp vào nút “Soạn thư” hoặc “Compose” trên giao diện chính để bắt đầu soạn email.

Giao diện người dùng chỉnh sửa của WebMail khá giống với một số công cụ chỉnh sửa phổ biến khác. Nhập nội dung của bạn vào trình soạn thảo của WebMail và chú ý đến các thông tin cần thiết như địa chỉ, chức danh,…

Khi hoàn tất, nhấp vào nút “Send” để gửi email. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lưu email dưới dạng bản nháp để hoàn thành sau này bằng cách nhấp vào nút “Save”.

Một số câu hỏi thường gặp về Webmail

Webmail sử dụng máy chủ nào?

Webmail là một giao diện HTTP cung cấp cho máy khách để lưu trữ thư được viết trong cơ sở dữ liệu hoặc truyền chúng đến một máy chủ khác thông qua các giao thức như http, soap,… Tuy nhiên, để gửi thư đến người nhận bên ngoài, người dùng phải sử dụng SMTP vì đó là giao thức mà máy chủ thư sử dụng. Do đó, việc sử dụng SMTP là cách cuối cùng để gửi thư đến đích của người nhận bên ngoài.

Webmail là POP3 hay IMAP?

Nếu bạn thường sử dụng webmail và muốn đồng bộ hóa với điện thoại hoặc iPad, hãy sử dụng IMAP. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một ứng dụng email trên một máy tính chuyên dụng, chẳng hạn như trong văn phòng, bạn có thể sử dụng giao thức POP3.

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp bạn đã hiểu hơn về Webmail là gì và cách sử dụng. Đây là một công nghệ hữu ích, tiện lợi cho những người luôn di chuyển và cần truy cập vào hộp thư của mình mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, để sử dụng nó một cách hiệu quả, bạn nên chọn một nhà cung cấp Webmail đáng tin cậy và áp dụng các biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn cho hộp thư của mình.